ID: I202603051850
Status: idea
Tags: Promptus Imperii, workshop

2026-03-05 sv pi commissie workshop

Sprekers: David, SImon

Er is geen inleiding :<

Bestuur wil dat de commissies goed werken en goed met elkaar communiceren.

Commissie leden types:

• Commissie verantwoordelijke. (is officieel geen lid)
• Commissie lid.
• Commissie voorzitter.

Voorzitter taken:

• Plannen en leiden van vergaderingen
• Overzicht houden (status taken, volledigheid plannen, optijd ingrijpen)
• Comminiceren met bestuur en andere commissies
• Planning aanhouden
• Announcements maken

Commissie verantwoordelijke is een aanspreekpunt vanuit bestuur. En die grijpt in als bestuur denkt dat er iets fout gaat en de voorzitte miss niks doet.

Communicatie

Binnen commissie

• vergaderingen
• notulen
• algemene commissie / voorzitter zaken. Bestuur zou hier niet in moeten reageren in de commissie groepsapps. Communicatie met bestuur moet via verantwoordelijke en voorzitter. Ook moet je ook niet prive appen als het in de commissie app kan. Voor transparantie en failsafe.

Buiten commissie

• gesprek tussen voorzitters en het bestuur.

Dit is voor splitsing van verantwoordelijkheid.

Vergaderen

Datum plannen Gooi een datumprikker of poll in de app. Zorg dat iedereen er vanaf weet.

Agenda aanmaken Agenda’s moeten in de jaar/ folder in de sharepoint. Ook zijn hier templates voor.

Create/upload → selecteer de template. En dan heb je een mooi document.

Aanwezigheid Er moeten minimaal 2 leden aanwezig zijn, de voorzitter en een lid die notuleert. Als de voorzitter like ziek is, kan het anders maar dan moet een lid het overnemen. En de voorzitter moet op de hoogte blijven. Als de voorzitter notuleert is het niet practisch.

Notulen Notulen hoeven niet heel uitgebreid. Als een conversatie langdradig is hoef je het niet woord voor woord te notuleren. Je notuleert een soort opsomming. Gebruik bulletpoints. Focus op overwegingen, conclusies en acties. Dat is belangrijk. Pietje en jantje hebben dit besloten en dit is de uitslag en wat is de deadline. Je kan ook eerst notities maken en het daarna op de goede plek neer te zetten. Kijk na het einde met zn alle door de acite punt lijst om te kijken of er iets gemist is.

Agenda punten Dit breng je in aan het begin van de vergadering, dit gaat over wat je dwars zit, wat er moet gebeuren. Meeste zal ingebracht worden als voorzitter. Maar als lid mag het ook. Stnadaard punten zijn openen van vergadering en dat soort dingen Inhoudelijke punten zijn dingen die je wil bespreken. Merch ideeen bijv.

Vergadering leiden Als voorzitter moet je zorgen dat de vergadering niet te langdradig is. Dat je niet te erg off-topic gaat, dt kan ook iets zijn wat later terug moet komen bij “wat verder te tafel komt”. Er is een verschil tussen praten en leiden. Je bent niet continu aan het woord perse. Het moet wel een gesprek blijven.

Overdrachtsmomenten

Lees de diagram.

Netwerk Commissie Het tekenen van een contract moet door bestuur. (drm is het vakje zwart) Het liefste doen we maatwerk, maar meestal kiezen ze gwn n pakket.

Activiteiten Commissie Bestuur moet je activiteit toestemming geven voordat ze een PVA Opstellen. Daarna vragen ze PVA feedback aan de commissies en bestuur, dit gebeurt in de gezamelijke sharepoint. Maak het een ummutable file zoals PDF. Zorg dat je reflecteerd op fouten. En koppel deze reflectie door naar bestuur.

Media Commissie Na een concept van een promotie moet er toestemming komen van het Activiteiten Commissie (of NC als het promotie is vanuit de NC) en Bestuur.

Nadat je merch idee is uitgewerkt vraag je toestemming aan bestuur. Kijk ook of er intresse is, zo niet, ga opnieuw nadenken.

ALV voorberijden

Presentatie

• 3 dagen van tevoren in de commissie sharepoint.
• Iedereen komt aan bod (dus alle commissie leden)
• Tip: regel het al in de commissievergadering, of start er een specefiek voor de ALV

Inhoud

• Re-cap en vooruitblik (activiteiten, merch, promotie, sponsoren, etc.)
• enthousiasmeren om een commissie te joinen.
• pijlen of een activiteit leuk is
• merch pijlen, laat zien waar je aan werkt. en of je op het punt staat om te bestellen.
• Algemene promotie van komende activiteit.
• Maak promotie voor merch.
• Sponsoren recap en overzicht

Live inspiratie op doen

• Merch en Activiteit ideen pijlen, als je toevallig ergens mee bezig bent kan je het direct pijlen in de ALV.

Commissie specefieke dingen

ActiviteitenCommissie

Jaarplan opstellen

Aan het begin vna het jaar, wat is het budget, wat zijn de ideeën, wie organiseerd wat. welke activiteit wordt welke dag. Stel dus de aantal activiteiten vast in de PI agenda. Een datum kan je altijd wijzigen. Alleen Siem kan het momenteel in de agenda zetten :(

Jaarplan budget

Er is een jaarplan met een budget. Zorg voor ingeplande spelingsruimte. Zorg niet je volle bedrag in te plannen, hou een paar honderd euro speling.

Omgaan met laag budget, je kan altijd met een goed PVA tegen bestuur zeggen dat je een uitzondering wilt voor een super vette activitieit. Maar kijk ook naar andere oplossingen. Je mag regelingen treffen om meer geld te schikken. Je kan bestuur overtuigen van meer budget.

Bedenken activiteit (ETAFOLD)

• Eigenaar (Eigen organisatie of sponsor)
• Type (onderwijsverijkend?)
• Aanwezigen (hoeveel man verwachten we, en wie mag er komen? leden, atix, etc.)
• Formaat (groot of klein, refereen hiervoor naar begrotingsgetallen.)
• Onderwerp (de naam en wat je gaat doen)
• Locatie (school of ergens anders, speceficeer het lokaal op school)
• Datum / tijd

Dit kan je in de PVA zetten.

Budgetteren van een activiteit

Ga alvast budgetteren met de gegevens van het ETAFOLD.

Baseer dit op:

• Ruimte binnen begroting.
• Formaat
• Doel- opkomst

PVA opstellen

• Skeletop - PVA (voor besluit van bestuur)
• Begroting (kijk naar de inventaris, kijk hoeveel cola flessen we la hebben ofzo)
• Draaiboek (plattegroend ofzo)
• Benodigheden (bijv haspels bij party games, we hebben 7 flessen cola nodig)
• Verantwoording
• Promotie (je kan al ideeën geven aan MC)

NetwerkCommissie

Mails schrijven

Voeg je signature toe. Signature aanmaken in Outlook. Dit signature is te maken met een template in de sharepoint.

Dit werkt kut op Linux.

Structuur

• Aanhef
• 1 paragraaf per onderwerp
• Call to action, (ik hoor graag van u terug, we hopen op een sppoedig antwoord)
• Signature (zoals hierboven vermentioned)
• Formeel / informeel taalgebruik, afhankelijk van wat de persoon waarmee je praat doet. Maar Formeel is altijd goed als je het niet weet.

Praat niet alsof je naar je vrienden appt. Zorg dat als je formeel / informeel typt, dat de hele mail hetzelfde is. niet half informeel en half formeel.

Een mail mag soms ook kort, als het maar netjes is.

MediaCommissie

Posts maken

Gebruik de templates op Canva (verander af en toe wel de foto en decoratie)

Spelende tekst zoals in de announcements.

Zet er ook bij voor wie het is.

---

References